Romi France | Code d’éthique et de Conduite Professionnelle

Code d’éthique et de Conduite Professionnelle

1. Applicabilité

2. Principes et valeurs

3. Directives de Conduite:

3.1. Actions discriminatoires
3.2. Utilisation d’alcool, de drogues et d’armes
3.3. Relations avec les partenaires commerciaux
3.4. Recevoir / offrir des cadeaux
3.5. Fraude, pots-de-vin et corruption
3.6. Relations avec les autorités publiques et les agences gouvernementales
3.7. Relation avec les Actionnaires et les Investisseurs
3.8. Relation avec la presse
3.9. Responsabilité sociale
3.10. l’environnement naturel
3.11. Santé et sécurité
3.12. Liberté d’association
3.13. Utilisation des actifs
3.14. Utilisation des informations / confidentialité
3.15. Activités parallèles
3.16. Activités qui ne sont pas dans l’intérêt et les affaires de la société
3.17. Relation parentale / affective
3.18. Situations potentiellement conflictuelles

4. Canal de communication

5. Gestion du code d’éthique et de conduite professionnelle

6. Organes consultatifs

7. Provisions diverses

8. Les mots du PDG

9. Déclaration de conflit d’intérêts / Déclaration d’acceptation

1. APPLICABILITÉ

1.1. Les règles contenues dans ce Code d’éthique et de conduite des affaires, ainsi que les autres politiques et règles d’Romi SA et de ses filiales («Romi» ou «Société»), ainsi que les lois et règlements des lieux où nous opérons doivent être compris et respectés par les Employés, les Directeurs, les Comités et le Conseil Fiscal, les Stagiaires, les Jeunes Apprentis, les Fournisseurs, les Fournisseurs de Services et tout tiers agissant au nom de Romi («Employés»).

2. PRINCIPES ET VALEURS

2.1. La Société recherche les normes les plus élevées d’intégrité, de transparence et de confiance dans toutes ses activités et relations et fonctionne selon un ensemble de valeurs éthiques et morales. Tous les employés sont responsables de la diffusion de ces valeurs, qui devraient guider les activités de l’entreprise.

2.2. Les principes et valeurs fondamentaux de Romi sont:

a) Respect: actions basées sur le respect des personnes et de l’environnement, avec responsabilité sociale envers la communauté dans laquelle elle opère, compte tenu des règles et lois en vigueur.

b) Honnêteté: créer et entretenir des relations de manière honnête et impartiale, sans omettre de données / faits, toujours basées sur la vérité et l’intégrité morale.

c) Orientation vers le client: garantir la satisfaction du client, développer et fournir des produits et services de qualité qui répondent à leurs besoins.

d) Qualité: rechercher l’excellence dans l’exécution, avec un haut niveau de performance et l’engagement à fournir des produits et services sûrs, de qualité et de haute technologie, toujours à la recherche d’une amélioration continue.

e) Concentrez-vous sur les résultats: recherchez la génération continue de résultats, en valorisant la livraison des résultats avec cohérence, qualité et dans les délais convenus.

f) Développement professionnel: assurer le développement des employés, offrir des opportunités basées sur l’effort personnel, le mérite, la performance et les objectifs.

3. DIRECTIVES DE CONDUITE

a) Les conduites suivantes sont des engagements réciproques, établis entre la Société et ses Collaborateurs, qui visent à guider les pratiques professionnelles ou à clarifier les situations susceptibles de générer des conflits dans les relations internes et externes de Romi.

b) Les thèmes retenus, qui n’épuisent certainement pas toutes les situations, ont été considérés comme des inclusions prioritaires dans le Code d’éthique et de conduite des affaires de la Société, afin de contribuer à sa gestion éthique et durable.

3.1. Actions discriminatoires

3.1.1. Les pratiques suivantes de tout employé Romi ne sont pas tolérées:

a) Tout comportement qui peut être qualifié de discriminatoire par la race, la nationalité, la couleur, le sexe, l’orientation sexuelle, la langue, les besoins spéciaux, les convictions religieuses ou politiques, l’origine sociale ou toute autre condition;

b) Tout comportement qui peut être qualifié de harcèlement moral ou sexuel, d’offense, d’hostilité, d’exposition au ridicule, d’intimidation ou d’humiliation;

c) Tout type de propagande politique ou manifestation religieuse, dans les locaux de Romi ou à l’étranger, au nom de la Société.

3.2. Utilisation d’alcool, de drogues et d’armes

a) Romi n’autorise personne à entrer, transporter, consommer ou rester sous l’influence d’alcool ou de drogues illégales, à l’intérieur ou à l’extérieur de ses installations, au nom de la Société.

b) L’utilisation de cigarettes ou similaires, y compris l’électronique, n’est pas recommandée, étant interdite dans les environnements fermés, conformément à la législation.

c) Le port d’armes n’est pas autorisé dans les locaux de la Société, sauf pour les professionnels légalement qualifiés et expressément autorisés par la direction.

3.3. Relations avec les partenaires commerciaux

3.3.1. Toutes les relations avec les partenaires commerciaux de Romi, tels que les clients, les fournisseurs et les prestataires de services, doivent être guidées par des critères techniques et transparents, menées de manière éthique et respectueuse, favorisant une relation durable et de confiance, agissant conformément aux finalités. entreprise.

3.3.2. Les employés qui ont une relation familiale ou un intérêt personnel avec l’un des partenaires commerciaux de Romi ne peuvent participer à aucun processus de prise de décision de la Société ni utiliser les prérogatives de leur poste ou le pouvoir d’influencer les questions liées à ce partenaire.

3.3.3. L’utilisation du nom Romi pour acquérir des biens, contracter des services, obtenir des prêts, à titre privé ou pour des tiers, avec des avantages de crédit ou des remises spéciales accordées à la Société, sera considérée comme étant en conflit avec les intérêts de Romi.

3.3.4. La réception d’avantages, tels que des paiements, des cadeaux, des prêts, des offres de divertissement, des voyages, des emplois pour des proches et des faveurs de toute nature, de la part de personnes physiques ou morales qui sont des partenaires commerciaux actuels ou potentiels de la Société, sera considérée comme étant en conflit avec les intérêts de Romi.

3.3.5. Les employés qui travaillent pour le compte de Romi («Employés effectifs»), qui ont tout type de relation, y compris la parenté, avec des personnes commercialement liées à Romi, qu’il s’agisse de fournisseurs, d’investisseurs ou de partenaires, doivent communiquer ce fait à la Société, par Audit interne, et déclarer une telle relation, à condition que ces employés permanents aient le pouvoir d’influencer du fait de leurs activités dans l’entreprise.

3.4. Recevoir / offrir des cadeaux

3.4.1. L’échange de cadeaux et de services doit être pratiqué avec prudence et transparence afin de ne pas influencer ou paraître influencer les décisions commerciales.

3.4.2. La réception ou l’offre de cadeaux non monétaires, d’une valeur marchande équivalente à 50 USD maximum, chaque année civile, ne sera pas considérée comme un conflit d’intérêts.

3.4.2.1. Les cadeaux ou services qui dépassent ce montant doivent être retournés ou, si ce n’est pas possible, transmis au gestionnaire, qui décidera de la destination finale.

3.5. Fraude, pots-de-vin et corruption

3.5.1. Romi a une politique anti-corruption et anti-corruption disponible sur le site Web d’Romi SA

3.6. Relations avec les autorités publiques et les agences gouvernementales

3.6.1. La relation avec une agence gouvernementale directe ou indirecte ou un employé est prévue dans la politique anti-corruption et anti-corruption de la société.

3.7. Relation avec les actionnaires et les investisseurs

3.7.1. La relation de la Société avec les actionnaires et investisseurs d’Romi SA doit être basée sur la communication exacte, transparente, isonomique et opportune d’informations pertinentes qui leur permettent de suivre les activités et les performances de la Société conformément aux procédures légales applicables.

3.7.2. La relation avec les actionnaires et investisseurs d’Romi SA ne peut être promue que par l’intermédiaire du Responsable des relations avec les investisseurs et / ou du Directeur général et, dans des situations spécifiques, par des Employés effectifs dûment autorisés, conformément aux politiques, contrôles et Procédures de l’entreprise.

3.8. Relation avec la presse

3.8.1. La relation de la Société avec la presse doit être menée uniquement par des employés permanents autorisés, dans le respect des limites de la politique de divulgation d’Romi SA, disponible sur son site Internet.

3.8.2. Les informations susceptibles de présenter un intérêt particulier pour les actionnaires d’Romi SA ne peuvent être communiquées au marché que par son directeur des relations avec les investisseurs et / ou son directeur général.

3.9. Responsabilité sociale

3.9.1. Le principe de Romi est d’agir avec responsabilité sociale avec les communautés où elle opère, en plus de ses employés établissant une bonne relation, respectant les intérêts de ces communautés et du pays, contribuant à leur développement. En ce sens, Romi SA dispose d’une politique d’investissement social, disponible sur son site Internet.

3.9.2. Romi se conforme aux lois du travail dans tous les pays et régions dans lesquels elle opère, soutenant les droits humains fondamentaux de tous les peuples.

3.9.3. Romi désapprouve toutes les formes de travail des enfants et des esclaves, ainsi que la traite des êtres humains et l’exploitation commerciale, y compris l’exploitation sexuelle des hommes, des femmes et des enfants, et est pleinement engagée sur tous les marchés sur lesquels elle opère pour protéger les individus contre toutes les formes d’abus et d’exploitation.

3.10. L’environnement naturel

3.10.1. Les salariés doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, s’engager à préserver l’environnement et à adopter des mesures visant à améliorer la qualité de vie des êtres humains.

3.10.2. Toutes les activités de Romi doivent être menées dans le plein respect de la législation environnementale, en vue d’améliorer ses processus opérationnels, conformément au concept de développement durable.

3.11. Santé et sécurité

3.11.1. Romi assure la santé et la sécurité au travail, dans ses activités et dans les relations de travail. Les employés doivent respecter les politiques et les normes de santé et de sécurité applicables à chaque domaine et fonction.

3.11.2. Les permanents qui identifient toute situation menaçant leur intégrité physique, celle de collègues ou de tiers dans l’environnement de travail doivent en informer immédiatement le Manager.

3.12. Liberté d’association

3.12.1. Romi reconnaît et respecte le droit d’association libre, y compris dans les syndicats, associations, entités de classe, partis politiques ou toute autre entité constituée, à condition qu’il soit exercé avec responsabilité et éthique, dans les limites légales.

3.13. Utilisation des actifs

3.13.1. Les collaborateurs sont responsables de la préservation et de la gestion des ressources et actifs de la Société, qu’ils soient financiers, matériels ou intellectuels, du mobilier, des équipements ou des infrastructures, et doivent veiller à la propreté et à l’organisation de leur lieu de travail et à la conservation des matériaux et ressources mis à disposition. pour mener à bien leurs activités, en évitant le gaspillage et les dépenses inutiles.

3.13.2. Les actifs ne peuvent être utilisés pour obtenir des avantages personnels ou cédés à des tiers, à quelque fin que ce soit, à l’exception des dispositions contractuelles conclues conformément aux règles internes.

3.14. Utilisation des informations / confidentialité

3.14.1. Les employés doivent, dans leurs actions à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement de l’entreprise, protéger la propriété intellectuelle de la société, qui comprend ses marques, ses brevets, ses autres actifs incorporels, sa technologie et d’autres informations. Par conséquent, ils ne peuvent pas utiliser à mauvais escient ou divulguer à des tiers toute information jugée confidentielle par la Société, y compris, mais sans s’y limiter, les procédures administratives, les informations sur les employés permanents, les fournisseurs et les clients, y compris les projets d’ingénierie inactifs, les informations commerciales et financières, actes d’entreprise, contrats, processus et autres informations considérés comme «confidentiels», les utilisant exclusivement pour aider Romi dans l’exercice de ses activités. Exceptionnellement, ces informations peuvent être divulguées avec l’autorisation expresse du Gestionnaire.

3.14.2. Les employés qui disposent d’informations qui ne sont pas connues du public (informations privilégiées) et qui peuvent influencer la valeur des actions d’Romi SA ne peuvent pas acheter ou vendre de telles actions et doivent se conformer à sa politique de négociation.

3.15. Activités parallèles

3.15.1. Il est interdit aux employés de Romi d’exercer des activités professionnelles en dehors de la relation contractuelle avec la Société, rémunérée ou non, dans des situations de conflit d’intérêts, telles que:

a) les situations qui concurrencent directement ou indirectement les activités ou les intérêts de la Société;
b) les situations liées de quelque manière que ce soit aux partenaires commerciaux actuels ou potentiels de la Société;
c) les situations dans lesquelles ils utilisent les ressources de l’entreprise pendant leurs heures de travail;
d) les situations qui entravent la performance efficace de ses activités chez Romi et
e) situations qui enfreignent ce code.

3.16. Activités qui ne sont pas dans l’intérêt et les affaires de la société

3.16.1. Il est interdit aux employés de se livrer à des activités qui ne sont pas dans l’intérêt de Romi et qui sortent du cadre de leur activité, qu’elles soient rémunérées ou non, dans leurs locaux, telles que:

a) vente, publicité et publicité de produits, services et activités d’une classe commerciale, religieuse, politique, et pratiques liées aux paris en général;
b) la divulgation de listes pour recueillir des fonds à quelque fin que ce soit, sauf avec l’approbation du gestionnaire;
c) publication ou distribution d’affiches et / ou de communications écrites non liées aux activités de la société, sauf avec l’approbation du gestionnaire;
d) divulgation de pétitions à quelque fin que ce soit;
e) utilisation de l’adresse de la société pour recevoir une correspondance privée.

3.17. Relation parentale / affective

3.17.1. Il est interdit aux employés permanents de faire travailler des membres de leur famille à un poste subalterne direct ou indirect dans le même service.

3.17.2. Aux fins du présent Code, sont considérés comme membres de la famille: époux, partenaire, petit ami, petite amie, père, mère, beau-père, belle-mère, fils, fille, beau-fils, belle-fille, beau-père, belle-mère, gendre, beau-frère, frère , sœur, beau-frère, belle-sœur, grand-père, grand-mère, petit-fils, petite-fille, oncle, tante, neveu, beau-père de frère ou sœur, cousin, entre autres.

3.17.3. Il est interdit aux employés d’influencer ou de participer aux décisions de recrutement et de sélection, de promotion, d’évaluation et de transfert impliquant un membre de la famille.

3.18. Situations potentiellement conflictuelles

3.18.1. Toute situation personnelle, existante ou à développer, susceptible d’être qualifiée de conflit d’intérêts, doit être communiquée à la Société par le Salarié.

3.18.2. La Société abordera la question de manière appropriée.

3.18.3. En cas de conflit d’intérêts potentiel, l’Employé potentiellement en conflit peut ne pas être impliqué dans le traitement de l’affaire, étant établi que, s’il est un Manager, il doit s’abstenir de se prononcer sur la question.

4. WISTLEBLOWING

4.1. Les employés de Romi qui prennent connaissance de situations, actes, faits ou pratiques qui enfreignent les dispositions du présent Code, les politiques, la législation ou les réglementations applicables à la Société doivent les communiquer via le Système de signalement de la Société, disponible sur le site Web de Romi.

4.2. Le système d’alerte de Romi permet une communication transparente et anonyme et garantit un traitement impartial et confidentiel. Les plaintes déposées sur la chaîne seront analysées par l’Audit Interne d’Romi SA et par le Comité Exécutif d’Éthique, qui traitera chaque cas de manière appropriée, en garantissant la confidentialité et en préservant l’identité du lanceur d’alerte, et les représailles de toute nature ne sont pas autorisées.

5. GESTION DU CODE D’ÉTHIQUE ET DE CONDUITE DES AFFAIRES

5.1. Les employés sont responsables de l’application et du respect des règles contenues dans le présent code d’éthique et de conduite professionnelle et doivent veiller à ce qu’elles soient respectées.

5.2. Les violations de ce Code et d’autres politiques et règles Romi imposent des sanctions aux contrevenants, y compris un avertissement verbal ou écrit, une suspension, un licenciement avec ou sans motif, une notification et même une résiliation contractuelle pour les personnes morales.

5.3. Des mesures disciplinaires seront appliquées compte tenu du type de violation et de sa gravité.

6. ORGANES CONSULTATIFS

6.1. L’Audit Interne, la Direction Juridique et Conformité et le Comité Exécutif Éthique d’Romi SA

6.2. En collaboration avec l’Audit Interne d’Romi SA, le Manager est chargé de contrôler le respect du Code d’éthique et de conduite des affaires, d’assurer le fonctionnement du système de reporting et de recevoir et traiter les réclamations, avec le Comité exécutif d’éthique, avec garantie de confidentialité et d’anonymat, le cas échéant.

6.3. La Direction Juridique et Conformité d’Romi SA sera chargée de proposer au Comité Exécutif d’Ethique, avec l’Audit Interne, des recommandations pour l’amélioration du Code d’Ethique et de Conduite des Affaires, pour une mise à jour permanente. La Commission, à son tour, peut soumettre ces modifications au conseil d’administration pour délibération.

6.4. La Commission est chargée d’établir, avec impartialité, des critères pour traiter les situations non prévues dans le Code, résoudre les situations controversées, résoudre les dilemmes éthiques et assurer l’uniformité des critères utilisés pour résoudre des cas similaires.

7. PROVISIONS DIVERSES

7.1. Romi se réserve le droit de modifier et de réviser toutes les politiques et règles en vigueur sans préavis, sans nécessairement apporter de modifications au Code.

7.2. Si le contenu de ce Code entre en conflit avec la législation nationale des pays dans lesquels Romi opère, il doit être entendu que les exigences légales prévalent sur les exigences contenues dans ce Code.

7.3. Les employés de la société seront formés périodiquement au code d’éthique et de conduite professionnelle et à sa conformité.

8. LETTRE DU PDG D’ROMI S.A.

Romi SA et ses filiales recherchent les plus hauts standards d’intégrité, de transparence et de confiance dans toutes leurs activités et relations et opèrent selon un ensemble de valeurs éthiques et morales. Tous les administrateurs, dirigeants et employés de Romi sont responsables de la diffusion de ces valeurs qui devraient guider les activités de la société.

L’application de ces normes éthiques et morales dans l’exercice de son activité commerciale garantit la crédibilité de la Société auprès des différents publics et agents avec lesquels elle se rapporte.

La réputation de Romi repose sur nos attitudes et décisions quotidiennes. Par conséquent, nos actions doivent toujours être alignées sur notre Code d’éthique et de conduite, ainsi que sur les valeurs de l’entreprise. N’oubliez pas: prendre soin de la réputation et de l’intégrité de Romi est notre responsabilité à tous.

Cordialement,
Luiz Cassiano Rando Rosolen
Directeur Général