Conformité

PROGRAMME DE CONFORMITÉ
DA INDÚSTRIAS ROMI S.A. – FILIALES

La conformité signifie se conformer et appliquer les règles et réglementations, internes ou externes, volontairement assumées ou imposées aux activités de l’organisation.

Le programme de conformité («Programme») d’Indústrias Romi SA et de ses filiales («Société») établit des directives pour la prévention, la détection et la correction des pratiques inappropriées ou qui enfreignent les lois, règles et règlements internes et externes, encourageant la notification irrégularités et guider et exiger une conduite éthique et responsable de ses membres, gagnant en pertinence en tant qu’instrument de gouvernement d’entreprise.

1. OBJECTIF

Le programme de conformité de la société a les objectifs suivants:

(i) Chercher en permanence à se conformer aux Lois et Règlements, ainsi qu’aux règles internes de la Société;
(ii) Augmenter et faciliter le suivi des obligations et des risques pour agir de manière préventive;
(iii) Contribuer à la diffusion des principes et valeurs fondamentaux de l’entreprise, contenus dans le code d’éthique et de conduite des affaires;
(iv) Clarifier les rôles et responsabilités par rapport aux différentes activités de Conformité et diffuser la culture;
(v) Assurer l’existence et l’efficacité du système de reporting;
(vi) Offrir des subventions aux dirigeants pour appliquer les principes de conformité; et
(vii) Protéger la réputation et l’image de l’entreprise.

2. PRINCIPES DE CONFORMITÉ

Les piliers de l’entreprise et les principaux mécanismes de conformité sont:

(i) Engagement de la haute direction – Performance de la direction directe et inconditionnelle, y compris la direction et le conseil d’administration.
(ii) Évaluation des risques – L’évaluation des risques comprend, entre autres mesures, des entretiens avec les employés, l’analyse de documents, en tenant compte des caractéristiques particulières de l’activité de la société, y compris s’il existe des relations commerciales avec l’administration publique et l’externalisation;
(iii) Code d’éthique, politiques et règlements – Documents qui contiennent la base principale du programme de conformité, y compris les pratiques éthiques et juridiques qui doivent être respectées par tous les employés, administrateurs, comités et conseil fiscal, stagiaires, jeunes apprentis, fournisseurs, prestataires de services Services et Actionnaires, ainsi que tout tiers agissant au nom de Romi («Employés»).
(iv) Contrôles internes – Mécanismes et procédures de mise en œuvre du code d’éthique, des politiques et des règlements pour s’assurer, entre autres, que les registres et contrôles comptables et fiscaux sont conformes aux activités de la société et à la législation;
(v) Formation et communication – Doit inclure tous les employés et être effectuée en permanence pour assurer l’application et le succès du programme de conformité;
(vi) Système de Signalement – Mécanisme pour signaler (y compris de manière anonyme) les soupçons de conduite inappropriée, illégale et contraire à l’éthique;
(vii) Enquêtes Internes – Enquêtes sur des actes ou des faits pour déterminer une conduite inappropriée et ses aspects connexes;
(viii) Diligence Raisonnable – Vérification, du point de vue du programme de conformité, des partenaires de la société, qui peuvent être des tiers engagés pour fournir des services ou fournir des produits; et
(ix) Audit et Surveillance – Vérification continue et certification de la conformité avec le programme de conformité, c’est-à-dire si toutes les activités de l’entreprise sont conformes à la législation, aux règlements, au code d’éthique, aux politiques, aux règlements et aux procédures de conformité.

3. PROGRAMME DE CONFORMITÉ

3.1. Le Programme s’adresse à tous les employés. Elle s’applique également aux filiales situées à l’étranger, dans le respect des lois locales respectives et des bonnes pratiques internationales.

3.2. Le programme, pour les filiales, consolide les éléments suivants:

(i) Code d’éthique et de conduite professionnelle
(ii) Système de Rapports

3.3. Le Programme complet, lié à Indústrias Romi SA, est disponible sur https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

4. PÉNALITÉS

Toute violation des dispositions de ce Programme sera soumise au Comité Exécutif d’Éthique de la Société ou, comme prévu dans le Code d’Éthique, Politiques et Règlements, au Conseil d’Administration, et les sanctions applicables doivent être adoptées, sans préjudice des sanctions prévues par la législation en vigueur.

5. APPROBATION, DURÉE ET MODIFICATIONS

5.1. Ce programme a été approuvé par le conseil d’administration d’Indústrias Romi SA lors d’une réunion tenue le 10 décembre 2019 et entrera en vigueur le 2 mars 2020, pour une durée indéterminée, jusqu’à ce qu’une résolution contraire soit approuvée, et peut être trouvé sur le site Web de la société: https://www.romi.com/en/en-investidores/corporate-governance/compliance-program/

5.2. La Direction Juridique et Conformité sera chargée de proposer, avec l’Audit Interne, au Comité Exécutif d’éthique, des recommandations pour l’amélioration du Programme de Conformité, visant une mise à jour permanente. La Commission, à son tour, peut soumettre ces modifications au conseil d’administration pour délibération.

5.3. La Commission est chargée d’établir, avec impartialité, des critères pour traiter les situations non prévues dans le programme, de résoudre les situations controversées, de résoudre les dilemmes éthiques et de garantir l’uniformité des critères utilisés pour résoudre des cas similaires.